Uma campanha promocional pode ter uma estratégia criativa, uma comunicação atrativa e materiais de qualidade. Mas, para que tudo isso gere o resultado esperado, existe um fator crucial: a logística promocional.
Nesse sentido, garantir que os produtos de marketing cheguem ao destino correto, no prazo e em perfeitas condições, requer adoção de planejamento adequado, organização e o devido acompanhamento de todas as etapas da operação.
Dessa maneira, a logística promocional é a responsável por organizar todas as partes do processo e garantir que ocorram eficientemente. Ainda mais que, para realizar campanhas em diferentes regiões, ou ainda, abastecer diversos pontos de vendas, é necessário contar com processos estruturados, principalmente para assegurar maior agilidade, controle e previsibilidade.
Diante disso, a Iqlog explica como realizar o planejamento para distribuição dos materiais promocionais e como funciona essa logística. Confira!
O que é logística promocional?
A logística promocional nada mais é do que o conjunto de processos responsáveis por organizar e movimentar materiais utilizados em campanhas de marketing, trade marketing, eventos, ações em pontos de venda e outras iniciativas promocionais.
Desse modo, esse tipo de operação geralmente abrange etapas importantes como o recebimento dos materiais produzidos por diferentes fornecedores até a montagem de kits, armazenamento, separação por destino, transporte e entrega.
Além disso, em operações mais completas, também podem fazer parte do processo a instalação ou positivação dos materiais, o acompanhamento das entregas, a comprovação digital e a logística reversa.
Por essa razão, a logística nesse tipo de operação carece de planejamento desde o início da campanha, passando por todas etapas, até o momento em que os materiais estejam prontos para serem enviados.
Afinal, por que o planejamento é tão importante?
De modo geral, as campanhas promocionais são operações que atuam com prazos definidos, assim como, grandes volumes de itens e múltiplos destinos. Devido a isso, em situações de atraso, mesmo que de poucos dias, isso pode significar a perda de uma oportunidade comercial ou comprometer toda uma ação que já foi divulgada ao público.
Assim também, uma campanha pode englobar diferentes tipos de materiais , entre os quais se destacam:
- Brindes corporativos;
- Displays e materiais de PDV;
- Kits promocionais;
- Uniformes e materiais para equipes;
- Faixas, banners e comunicação visual;
- Materiais para feiras, eventos e ativações;
- Amostras e materiais de relacionamento;
- Materiais destinados a diferentes lojas ou regiões.
Lembrando que cada item é recebido, conferido, armazenado e transportado de maneira organizada.
Da montagem à distribuição: como organizar a operação
É importante ressaltar que uma logística promocional eficiente normalmente é dividida em algumas etapas principais.
Planejamento da campanha
Primeiramente, antes de movimentar qualquer tipo de material promocional, é importante compreender como a operação funciona em um todo.
Desse modo, surgem alguns questionamentos como:
- Quantos materiais serão distribuídos?
- Quais são os tipos de materiais?
- Quantos kits precisam ser montados?
- Quais são os destinos?
- Qual é o prazo para cada entrega?
- Os materiais precisam ser armazenados?
- Existe necessidade de montagem ou personalização?
- Como será realizado o acompanhamento das entregas?
Logo, a partir dessas informações, permite-se adotar um cronograma e estabelecer quais serão os recursos necessários em cada fase.
Recebimento e conferência dos materiais
Quando os materiais chegam ao centro de operação, o próximo passo é a realização de uma conferência dos itens.
Sendo assim, é importante verificar questões como quantidades e tipos de produtos, além das condições das embalagens e demais informações previstas no planejamento.
Com isso, essa etapa tem como intuito detectar possíveis divergências antes que os materiais sejam separados e enviados aos seus respectivos destinos.
Um processo organizado desde o recebimento também facilita o controle do estoque e minimiza o risco de problemas nas etapas seguintes.
Armazenagem
Nem sempre os materiais serão distribuídos imediatamente.
Dessa forma, em campanhas maiores torna-se necessário o armazenamento dos produtos por um determinado período antes da expedição.
Nesse caso, a organização do estoque é fator crucial, especialmente visando facilitar a localização dos itens, controlar entradas e saídas e evitar perdas ou movimentações desnecessárias.
O uso de soluções tecnológicas, como sistemas de gerenciamento de armazém (WMS), podem contribuir para tornar esse controle ainda mais preciso.
Montagem dos kits promocionais
Dependendo da campanha, os materiais são agrupados antes da distribuição.
Só para exemplificar, imagine uma ação que exige o envio de um kit composto por camiseta, brinde, material informativo e item de comunicação visual. Em vez de enviar cada item separadamente, a operação pode realizar a separação e montagem dos kits em um único processo.
Nesse cenário, essa etapa requer atenção aos mínimos detalhes, pois cada kit precisa seguir exatamente a composição definida no planejamento.
A conferência antes da expedição também é essencial com intuito de diminuir erros e garantir que o material enviado corresponda ao solicitado.
Separação por destino
Depois da montagem, os materiais são organizados conforme seus destinos.
Uma campanha nacional, por exemplo, pode exigir entregas para dezenas ou centenas de lojas, equipes comerciais, distribuidores ou eventos.
Em razão disso, a separação adequada propicia a organização dos volumes por região, cidade, ponto de venda, equipe ou campanha.
A partir disso, permite que o transporte seja planejado de maneira mais eficiente, considerando prazos e características de cada destino.
Transporte e distribuição
Com os materiais preparados, chega o momento da expedição.
Nessa etapa, a escolha do transporte deve considerar aspectos pertinentes como:
- Distância;
- Volume e peso da carga;
- Prazo disponível;
- Características dos materiais;
- Número de destinos;
- Necessidade de entrega agendada;
- Custo da operação.
Assim sendo, dependendo da estratégia, pode-se considerar o uso de diferentes modalidades para atender às necessidades da campanha.
O objetivo é encontrar o equilíbrio entre prazo, segurança, qualidade e custo operacional.
Acompanhamento e comprovação da entrega
Enviar o material não significa que a operação terminou. Em virtude disso, é fundamental o acompanhamento do transporte, a fim de proporcionar visibilidade sobre o status de cada entrega.
Além disso, os sistemas tecnológicos são aliados relevantes nesse processo. Dado que, recursos como tracking, baixa online e comprovação digital de entrega permitem acompanhar as etapas da operação e gerar informações importantes para a gestão.
A IQlog, por exemplo, utiliza recursos tecnológicos para proporcionar maior controle dos processos, incluindo aplicativo de gestão, tracking, comprovação digital de entrega, baixa online, WMS e TMS.
Assim, o gestor consegue ter uma visão mais clara da operação e identificar rapidamente eventuais ocorrências.
E quando os materiais precisam voltar?
De modo geral, em algumas campanhas também carece da etapa de retorno, ou seja, logística reversa.
Materiais utilizados em eventos, displays, estruturas, equipamentos e itens que não foram consumidos normalmente precisam do recolhimento após a ação.
Nesse contexto, novamente o planejamento eficiente é o ponto de partida para a operação. Assim, devem analisar algumas questões referentes ao que será devolvido, onde será coletado, como será transportado e qual será o destino final dos materiais.
Logo, além de contribuir diretamente para a organização, a logística reversa ajuda minimizar desperdícios e viabiliza o reaproveitamento de determinados recursos.
Conte com uma operação logística integrada
A IQlog atua com soluções logísticas customizadas e oferece serviços de logística integrada, incluindo operações promocionais, logística direta e reversa. A empresa também conta com recursos tecnológicos voltados ao acompanhamento e controle dos processos logísticos.
Caso a sua empresa precise planejar a armazenagem, montagem e distribuição de materiais para uma campanha promocional, ter um parceiro especializado possivelmente fará toda diferença para transformar o planejamento em uma operação eficiente.